공문서 작성법 기본 - 작성 규정과 양식에 대하여

공문서 작성법 기본 - 작성 규정과 양식에 대하여

 

공문서란 사문서에 대응하는 개념입니다.

 

쉽게 생각하면 공공기관과 연관된 모든 문서인데요.

 

이런 곳에서는 형식을 중시하기에 공문서 작성법이 있습니다.

 

공문서 작성 규정과 양식은 워낙 방대한데요.

 

오늘은 그 중 공통되게 적용되는 기본에 대해 알아봅시다.

 

 

 

 

일단 공문서는 공공기관과 관련된 모든 문서이기에

 

공공기관 안에서 보고 등의 이유로 작성하는 문서,

 

대외로 보내기 위해 작성하는 문서,

 

국민이 공공기관으로 작성하는 문서 등

 

수많은 종류의 문서들을 포함합니다.

 

 

 

 

따라서 공문서 작성법은 각 문서마다 조금씩 달라질 수 있으나

 

공통적으로 적용되는 작성 규정이 있습니다.

 

 

먼저 첫번째는 용지입니다.

 

A4(210mm*297mm)의 백색용지를 기본으로 하며

 

숫자는 아라비아 숫자, 기본 언어는 한글로 작성하셔야 합니다.

 

 

다음으로 기본 공문서 양식입니다.

 

보통 위와 같은 형태를 지니게 되는데요.

 

두문 - 본문 - 결문으로 나뉘게 됩니다.

 

 

두문과 결문에는 이 문서에 대한 정보가 들어갑니다.

 

어느 기관, 누가 적고 누구에게 보내는지

 

그리고 어떤 목적으로 보내는지 등이 들어가고요.

 

 

본문에서야 내용이 들어가게 됩니다.

 

이 때 내용을 적을때는 항상 6하원칙을 지켜야 합니다.

 

주관적인 의견은 배제해야하며

 

누가 읽어도 같은 메세지로 읽히는게 중요합니다.

 

 

또한 각 공문서 작성법마다 조금씩 다른 점이 있는데요.

 

해당 분야에서 쓰는 전문용어를 사용가능한 경우

 

그 전문용어를 활용하는 것이 좋습니다.

 

그래야 글 길이를 간결하게 줄일 수 있기 때문이죠.

 

 

위에서 알아본 것들이 공문서 작성법의 기본이고요.

 

여기서 각 공문서마다 작성 규정이나 양식 등이

 

달라지는데 이건 다른 글에서 다뤄보도록 하겠습니다.

 

 

 

 

그리고 요즘에는 전자문서로 공문서를 많이 쓰기도 하는데요.

 

이 경우는 두문과 결문은 기본적으로 정보만 입력하면

 

알아서 공문서 형태로 나타나게 됩니다.

 

즉, 본문만 적으면 되므로 사용에 있어서 훨씬 편리하죠.

 

 

어찌 보면 이런 작성법은 다소 허례허식일수도 있습니다.

 

하지만 양식을 지키지 않으면 안 받아주는 경우가 많고

 

그들 입장에서는 똑같은 업무를 대량으로 처리해야하니

 

충분히 그럴 수 있다는 생각을 합니다.